Графици за отпуски - регламентация

Съгласно разпоредбата на чл. 173, ал.1 КТ работодателят трябва да изготви график за ползването на платените годишни отпуски и да го утвърди до 31 декември на предходната година. За ползване на отпуските за 2013 г. графикът следва да бъде утвърден до 31.12.2012 г. Целта на утвърждаването на графика е да осигури ползването на платения годишен отпуск от всички работници и служители в календарната година, за която се полага. Следва да се има предвид и това, че отпуските на работниците и служителите трябва да бъдат ползвани, така че да не се отразяват на изпълнението на функциите и задачите от основната дейност на предприятието. Или казано по друг начин, ползването на платените годишни отпуски да не нарушава производствения процес в предприятието. Тези изисквания са установени в разпоредбата на чл. 37а, ал. 2 НРВПО, съгласно която графикът трябва да се изготви така, че да се осигури нормално протичане на производствения процес в предприятието, както и да се даде възможност на всички работници и служители да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага. От посочената разпоредба следва изводът, че е необходимо внимателно и задълбочено анализиране на производствените задачи през следващата календарна година, както и предявените искания на работниците и служителите за определен период от календарната година, през който искат да ползват отпуските си. Тези два фактора трябва да бъдат координирани по начин, който, от една страна, да отчете и осигури изпълнението на бизнес-програмата на предприятието, а от друга - нуждите и желанията на работниците и служителите. Изготвянето на графика изисква предварителна подготовка, свързана с анализиране и установяване на: правото на основен платен годишен отпуск на всеки отделен работник или служител за следващата календарна година; правото на допълнителни платени годишни отпуски; уговорени по-големи размери на отпуски в колективен трудов договор (КТД) и да е известно за кои работници и служители има действие КТД; правото на работниците и служителите по чл. 174 КТ, съгласно който имат право „да ползват отпуска си през лятото, а по тяхно желание - и през друго време на годината, освен в случаите по ал. 7 на предходния член“; работници и служители, които придобиват право да ползват отпуск през следващата календарна година; ползването на отпуски, които са основание за отлагане ползването на платения годишен отпуск, и за които „причината за неползване“ ще отпадне през следващата календарна година; решение на предприятието или уговорка в КТД, цялото предприятие или отделни негови структури да ползват отпуска си едновременно и други подобни. Посочените случаи не са изчерпателни, но те са показател за разнообразието на техническата подготовка и това на практика означава изготвянето на списък на работниците и служителите по структурни единици, и установяване на правото за ползване на платени годишни отпуски както за следващата година, така и отложени отпуски, неползвани отпуски до 01.01.2010 г., и т.н. Подготвителният етап включва и заявката на работниците и служителите. В разпоредбата на чл. 37а, ал. 1 НРВПО се отчита тази възможност работниците и служителите да заявят желанията си за ползване на отпуската през избран от тях календарен период. Поради това, преди да утвърди графика по чл. 173, ал. 1 КТ, работодателят е длъжен да покани всички работници и служители да заявят своите предпочитания за времето, през което наведнъж или на части желаят да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага, както и за предходни календарни години. На първо място - разпоредбата на чл. 37а, ал. 1 НРВПО установява задължение за работодателя да покани всички работници или служители да заявят предпочитанията си. Не е изрично предвидено, но се подразбира, че това трябва да стане в писмен вид както по отношение на поканата от страна на работодателя, така и по отношение на отговора на работниците и служителите на тази покана. И поради това, че няма изрични разпоредби, би могло да се приеме, че работодателят може да обмисли заедно с представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2 КТ и представителите на синдикатите (където има такива) процедура по този въпрос да се разпише в правилника за вътрешния трудов ред. Писмото-покана до работника или служителя трябва да съдържа: основанието, на което се отправя - чл. 37а, ал. 1 НРВПО във връзка с чл. 173, ал. 1 КТ; съдържанието на заявката- предпочитанията за времето, през което наведнъж или на части желае да ползва платения си годишен отпуск за съответната година, ползване на отпуски за минали години, като се уточни за коя година се отнасят (се полагат) отпуските и колко работни дни от тях желаят да ползват през годината, както и други обстоятелства, специфични за съответното предприятие; срокът, в който трябва да се отговори - срокът трябва да е разумен и да е свързан с крайния срок за утвърждаването на графика; последиците от отказа на работника или служителя да отговори на заявката - чл. 37б, ал. 2 НРВПО, на основание на който ще бъде включен в графика за ползване на отпуска за съответната година, за което ще бъде уведомен по установения ред в предприятието. Необходимите минимални изисквания към съдържанието на писмото-покана от работодателя до работниците и служителите, не ограничава възможността поканата да съдържа и други данни, свързани със: правото на работника или служителя на отпуск; придобиване на право да ползва отпуск, ако има работници или служители, които нямат 8 месеца трудов стаж; обстоятелства, свързани с разпоредбите на чл. 176 КТ относно отпадане на основанието за отлагане ползването на отпуските и други подобни. Законът е доста пестелив относно изискванията към съдържанието на писмото-покана, поради което то може да бъде обогатено, в резултат на добри практики, конкретни специфики в предприятието, установени традиции в предприятието за ползване на отпуска наведнъж от всички работници и служители, и т.н. Във всички случаи обаче, работодателят е длъжен да изпълни това изискване, в противен случай графикът няма да бъде изготвен законосъобразно. Обстоятелството, че работниците и служителите имат право да заявят предпочитанията си за периода или периодите за ползване на платените годишни отпуски в рамките на съответната календарна година, не ги задължава да отговорят на поканата. Това би било нежелателно, особено когато става дума за работници и служители, които не са навършили 18-годишна възраст, както и за майки, които имат деца до 7-годишна възраст. За тях разпоредбата на чл. 174 КТ установява, че имат право да ползват отпуска си през лятото, а по тяхно желание – и през друго време на годината, освен в случаите когато работодателят има право да „даде отпуските“ без съгласието на работниците и служителите по реда на чл. 173, ал. 7 КТ. За да се възползват от това право, тази категория работници и служители следва да заявят желанието си на работодателя. В заявките задължително трябва да бъде посочен размерът на платения годишен отпуск за календарната година, за която се изготвя графикът. Работниците и служителите могат да заявят ползването и на платени годишни отпуски за минали години, които имат и искат да ползват през съответната календарна година. Следователно законът не ограничава ползването и на отпуски, за които не е предвиден давностен срок, каквито са отпуските за минали години до 01.10.2010 г., т.е. за 2009 г., 2008 г. и т.н. Заявките на работниците и служителите могат да бъдат както за ползване на отпуска в пълен размер, така и разпределен на няколко части през календарната година, тъй като разпоредбата на чл. 172 КТ установява, че платеният годишен отпуск се разрешава на работника или служителя наведнъж или на части. Съдържанието на графика е установено в чл. 37а, ал. 3 от наредбата. Нормативно определеното съдържание на графика, е: трите имена на работника или служителя; заеманата длъжност; организационното (структурното) звено, в което работи; продължителността на основния и допълнителния платен годишен отпуск в работни дни; началната и крайната дата на ползването му; календарната година, за която се полага отпускът; други данни, свързани с ползването на платения годишен отпуск. В Кодекса на труда и НРВПО не е предвидена задължителна форма на графика. Поради това работодателите имат възможност свободно да избират визуалното изражение на графика, като само се съобразяват с установените изисквания за съдържание. Тези изисквания са минимални и задължителни, а освен тях, с оглед на конкретните условия и специфики в предприятието, могат да се предвиждат и други данни, които дават по-пълна яснота относно други детайли, имащи значение за конкретния график. Графикът се утвърждава след консултации с представителите на синдикалните организации и представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2 КТ. След утвърждаването му, на основание чл. 37а, ал. 4 НРВПО, работодателят е длъжен да информира всички работници и служители и да държи на тяхно разположение на подходящо място в предприятието екземпляр от графика. Законодателят не установява формата и начина на конкретното уведомяване, което означава, че инициативата е предоставена на работодателя. Разпоредбата изисква: всички работници и служители да бъдат уведомени за утвърдения график; графикът да се държи непрекъснато на разположение на работниците и служителите на подходящо за това място. Това обикновено е мястото, където се държи на разположение екземпляр от правилника за вътрешния трудов ред, колективния трудов договор (ако има такъв) и други вътрешни актове на предприятието. I. Кои работници и служители се включват в графика? 1. В графика за съответната календарна година се включват всички работници и служители, които ще ползват отпуск през същата година. Това означава, че работниците и служителите, които не са на работа поради ползването на продължителни отпуски за временна неработоспособност, отпуски поради бременност, раждане и отглеждане на дете, могат да не бъдат включени в графика. Но това не може да бъде причина тези работници или служители да не бъдат уведомени за изготвянето на графика, още повече, че например тези, които ползват отпуск за гледане на дете до навършване на 2-годишната му възраст, могат да поискат да прекратят ползването на този отпуск и да ползват платен годишен отпуск. И тъй като съществува такава възможност, това следва да бъде съобразено от работодателя и длъжностните лица, които са ангажирани с изготвянето на графика. 2. Работниците и служителите, които са били поканени да заявят периодите за ползване на отпуските, но не са направили това, също се включват в графика. В тези случаи периодите, както и частите, на които ще се ползва отпускът, се определят от работодателя (чл. 37б, ал.2 НРВПО). Разпоредбата на чл. 37б, ал. 3 НРВПО предвижда, че в графика може да не се включват работници и служители, които са наети за изпълнение на сезонни работи и дейности. Това означава, че по желание както на работниците и служителите, така и на работодателя, в графика могат да се включат и т. нар. „сезонни работници“, в случай че се проявява желание, или това се налага от други обстоятелства. Но тъй като обикновено сезонните работници са заети за кратък срок, е възможно и да не се ползват отпуски за този период, а да се получи обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение. II. Какви отпуски се включват в графика? 1. В графика се включва платеният годишен отпуск по чл. 155, 156, 156а, 305 и 319 КТ, който се полага за съответната календарна година. За всеки работник или служител трябва да се направи преценка на какъв вид отпуск има право и в какъв размер, тъй като в разпоредбата на чл. 156а КТ е предвидена възможност за уговаряне и на по-големи размери от установените в чл. 155 и чл. 156 КТ. 2. Отпуските на работниците и служителите, които отговарят на изискванията на чл. 22, ал. 1 от наредбата. Това са лицата, които са придобили право на отпуск в предходната година, но не са могли да го ползват поради това, че нямат изискуемия се 8-месечен трудов стаж. 3. Отпуските от предходни години, които са отложени по установения в чл. 176 КТ ред, както и отпуските за предходните календарни години, за които не се прилага давностният срок, установен в чл. 176а КТ, т.е. отпуските преди 01.01.2010 г. ВАЖНО: При изготвянето на графика за 2013 г. следва да се има предвид, че ако има неползвани отпуски, полагащи се за 2010 г., на 01.01.2013 г. изтича давността им съгласно чл. 176а, ал. 1 КТ, независимо от причините, поради които не са ползвани. III. Въпросът, който интересува работниците и служителите, е как може да се изменя графикът, след като бъде утвърден. Разпоредбите на чл. 37в НРВПО предвиждат, че графикът ще може да се изменя и допълва, в зависимост от необходимостта, както и от други обстоятелства, установени в посочената разпоредба. 1. Неизбежно и наложително графикът се допълва за тези работници и служители, които постъпват на работа в календарната година, за която се отнася графикът. Допълването ще се отнася и за тези, които към датата на утвърждаване на графика не са били на работа и поради това не са включени. Разбира се, посочихме, че може да има работници и служители, които към момента на изготвяне и утвърждаване на графика не са били на работа, но да са заявили ползване на отпуски за следващата календарна година. Ако такава практика е установена в предприятието, то тези работници и служители се включват при утвърждаването му. Но тъй като не е задължително по закон да предявяват предпочитания и да искат ползване на отпуски за календарната година, за която се отнася графикът, те ще се включват допълнително, след като се върнат на работа. 2. Освен поради причини у работниците и служителите (новопостъпващи, отсъстващи поради ползване на други видове отпуски и т.н.), графикът ще може да се изменя и когато са налице конкретни икономически, технологически, финансови, пазарни и други обективни причини от подобен характер. В тези случаи графикът ще се изменя и допълва по реда на чл. 173, ал. 1 КТ. Това означава, че ще се налага да се провеждат консултации с представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2 КТ, както и с представителите на синдикалните организации в предприятието. Процедурата по уведомяването и провеждането на консултациите следва да бъде същата, както при първоначалното утвърждаване на графика. Както е видно, законодателят е предвидил строги изисквания за изменението на графика, който е утвърден по установения ред. Причините за това са няколко, но най-важната се определя от целта на графика: да се осигури нормално протичане на производствения процес в предприятието, както и да се даде възможност на всички работници и служители да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага; да се създаде сигурност и в двете страни по трудовото правоотношение за периодите, в които работниците и служителите ще бъдат в отпуск. Тази сигурност при работодателя е необходима, с оглед организирането на производствения процес при отсъствието на работниците и служителите, осигуряване на заместници, и т.н. За работниците и служителите сигурността се изразява в това, че те ще могат да ползват отпуска си в определения период, или най-малкото да се възползват от възможността, установена в чл. 173, ал. 9 КТ - да ползват отпуска без съгласието на работодателя. Друга, не по-малко важна причина, е ползването на бази за отдих и спорт, доколкото ги има в някои предприятия, както и възможността на работниците и служителите да съчетаят ползването на платения си годишен отпуск с нуждите на семейството. Независимо от положителните ефекти от изготвянето, утвърждаването и спазването на графика за ползване на платените годишни отпуски, съвсем нормално се поставя въпросът и относно изменението на графика по искане на работника или служителя, ползването на отпуски извън графика поради важни причини от личен характер, и други подобни. Разпоредбите на Кодекса на труда и НРВПО не предвиждат изменение на графика по инициатива на работника или служителя. Но по отношение на ползването на отпуск извън графика по искане на работника или служителя, на интернет-страницата на МТСП, в Системата „Въпроси и отговори“, са публикувани отговори, според които работодателят не е длъжен, но ако прецени може да разреши ползването на отпуск и поради това не е необходимо да променя графика.